Pengertian Stok Opname atau Pengecekan fisik Persediaan Barang Dagang

Postingan kali ini untuk Anda yang sudah mempunyai Perusahaan dan sejenisnya ,dan minimal sudah berjalan kurang lebih setahun.

Karena proses stock opname yang akan di terangkan kali ini, secara garis besarnya adalah kegiatan menghitung “kembali” persediaan (barang) yang ada di toko kita, untuk di cocokan dengan catatanyang ada di (data komputer) kita

Apa itu stock opname?

Pengertian Stock Opname adalah Menghitung stock (persediaan barang untuk di jual) yang kita punya di gudang (atau etalase). istilah stock opname bisa juga di sebut dengan istilah stock take.

Kegiatan yang di lakukan pada proses stock opname?

– Menghitung jumlah persediaan (bukan inventaris)

Apa beda persediaan dan barang inventaris?

Persediaan: adalah barang-barang yang kita jual di toko kita,di mana setiap barang itu mempunyai nilai HPP (Harga Pokok Penjualan).

Artinya jika kita menjual barang persediaan tersebut, maka kita akan mendapat keuntungan atau laba yang di hitung dari harga jual di kurangi nilai HPP.

Sedangkan Inventaris: adalah barang yang kita pakai untuk melakukan proses penjualan (berdagang), atau barang-barang yang kita gunakan untuk operasional Perusahaan.

Contoh : meja, etalase, alat tulis, nota-nota dan lain-lain

Keduanya masuk dalam istilah “Harta / Aktiva” di dalam laporan keuangan, akan tetapi mempunyai kolom akun (perkiraan) yang berbeda.

Menghitung Nilai Persediaan

Nilai Persediaan di peroleh dari mengkalikan jumlah persediaan dengan nilai HPP (jika tidak punya nilai HPP maka biasanya di kalikan dengan harga beli terakhir)

NILAI PERSEDIAAN = JUMLAH STOCK  X HPP

Nilai persediaan yang di hasilkan nanti akan di pakai sebagai salah satu angka (nilai) yang ada di laporan Neraca (laporan keuangan)

Metode ini disebut METODE PERPECTUAL.

(Metode lainnya dinamakan physical)

Catatan: untuk membedakan (atau cara menghitung) antara Harga Beli dengan HPP (Harga Pokok Penjualan) akan di terangkan di postingan yang lain, demikian juga perbedaan metode physical dan perpectual.

Kenapa ada dan apa kegunaan stock opname?

Agar anda tahu bahwa stok yang tercatat di komputer adalah sama dengan stok nyata. Untuk mengetahui jumlah persediaan stok barang di toko anda dengan cepat. Karena data stok yang disajikan program sudah valid. Untuk merekap data barang-barang yang hilang. Sehingga anda bisa dengan mudah mengantisipasi agar tidak terulang.

Dengan dilakukan stock opname kita bisa mengambil beberapa manfaat sebagai berikut :

1. Bisa membandingkan nilai persediaan tahun ini dengan tahun sebelumnya sebelumnya,apakah naik ataukah turun sehingga kita bisa mengetahui perkembangan usaha. cara ini termasuk cara menilai perkembangan usaha secara sederhana karena hanya meniali dari perkembangan aset tanpa perduli besarnya hutang yang timbul dari perkembangan aset tersebut.
2. Untuk mengetahui jumlah persediaan sehingga kita bisa “Tau diri” semisal jika kita ingin mengajukan pinjaman ke Bank
3. Untuk mencari HPP (Harga Pokok Penjualan) pada pembuatan laporan keuangan secara physical
4. Dan sebenarnya yang paling penting adalah untuk mencocok kan data dan menghitung apakah ada barang kita yang hilang. Dengan catatan kita sudah mempunyai system komputerisasi yang baik.

Percuma stock opname jika tidak ada pembading atau tidak membuat laporan keuangan… Lakukan stock opname di Perusahaan Anda , jika Anda mempunyai salah satu alasan diantara beberapa alasan berikut :

– Anda ingin membandingkan laporan tahun lalu atau periode yang lalu dengan laporan yang ada sekarang, dengan adanya ini, maka Anda bisa mengambil manfaat dan mengetahui perkembangan persediaan (atau “usaha”) Anda dari waktu ke waktu

– Anda punya pembanding Antara laporan stock kartu dan jumlah akhir suat barang dengan jumlah barang sebenarnya Anda akan tahu jika ada barang yang hilang. Meskipun hal ini (mencatat kartu) sebenarnya susah kalau di lakukan secara manual, karena kevalidan kartu masih meragukan jika omset toko Anda cukup tinggi, karena ada kemungkinan petugas lupa mencatat.

Gambar kartu stock yang harus di tulis petugas

– Membandingan jumlah barang di Rak atau Gudang dengan data di Komputer Metode ini lebih valid, karena cukup dengan menggunakan slip penjualan yang di cetak oleh system komputer, maka Anda sudah otomatis mempunyai kartu stock barang, yang di jamin ke validannya.

Sehingga Anda bisa mengetahui jika ada barang yang hilang, sekaligus menilai berapa Rupiah, besarnya kehilangan Anda.

Kartu barang yang otomatis dari system komputer (Armadillo Accounting)

catatan : untuk contoh system komputer diatas, kita menggunakan armadillo accounting yang bisa Anda download disini:

http://armadilloaccounting.com/prdct-accounting/setupacc/setup.exe

Bagaimana melakukan Stock Opname?

Saat Anda melakukan stock opname, maka kegiatan ini akan memakan waktu Anda untuk beberapa saat, bisa satu hari, tiga hari atau bahkan satu minggu.

Dan proses ini biasanya (dan seharusnya), harus di lakukan dalam keadaan toko Anda tutup atau tidak sedang melakukan penjualan dan pembelian. Kenapa harus begitu ? Karena tidak mungkin Anda menghitung sebuah barang, dan belum sempat di bukukan (dicatat) ternyata barang tersebut sudah laku ( atau berkurang). Sehingga Anda harus mengulangi perhitungan lagi.

Pada beberapa perusahaan besar secara garis besar berikut inilah langkah-langkahnya:

1. Meminta Cut off data pada bagian akunting,
2. Melakukan Cek Fisik di Gudang dan Showroom atau Toko
3. Melakukan Trace Back Dokumen Barang Keluar Atau Masuk
4. Mencocokan Data Akunting Dengan Fisik Barang.
5. Jika Hasilnya sama artinya data dengan Fisik sudah sesuai dan Selesai sampai di situ, namun jika terdapat selisih artinya ada barang yang hilang. dan bisa di pastikan cari tau siapa yang bertanggung jawab terhadap hilangnya barang tersebut dan mengganti dengan nilai kehilangan tersebut.
6. Evaluasi atsu Perbaikan sistem Keluar masuk Barang Agar di kemudian hari tidak menimbulkan masalah yang sama.

Kapan Stock Opname di lakukan?

Menjalankan Stock opname juga harus di tentukan waktunya, berikut yang bisa di jadikan acuan dalam menentukan waktu Stock Opname :

– Secara Berkala tahunan (akhir tahun)

Biasanya stock opnme dilakukan di akhir tahun karena berhubungan dengan pembuatan laporan keuangan ditahun yang baru

– Secara berkala Bulanan, Tri Wulan atau satu semerter (setengah tahun)

Hal ini di tentukan tingkat urgenitas (kepentingan) dan kemampuan dalam malakukan stock opname. Semakin banyak barang, seharusnya jarak waktu stock opname juga harus semakin lama. Agar pekerjaan kita sehari-hari tidak habis hanya untuk melakukan stock opname

– Stock opname juga bisa dilakukan di sela sela hari kerja.

Akan tetapi yang di stock (dihitung) hanya sebagian barang saja. Hal ini hanya bisa dilakukan jika Anda sudah punya system komputer yang baku ( Contoh seperti IndoMart atau AlfaMart)

– Jangan melakukan stock opname di waktu peak season (waktu laris), karena selain susah (kalau toko tidak tutup), juga akan disayangkan kalau toko harus tutup,karena kemungkinan kita bisa mengalami kerugian yang cukup banyak.

Demikian postingan kali ini semoga bisa menambah wawasan Anda. Jika postingan ini bisa bermanfaat bagi yang lain, please share yaa…

SUMBER : BERBAGAI SUMBER